Article 1
Ce Règlement Intérieur est entré en vigueur à la date du 31/01/2001. Il pourra ultérieurement être modifié par le Bureau comme défini dans l’article 35 des statuts.

Article 2
Tout membre de l’Association s’engage à respecter ce règlement.

Article 3 : Cotisation
La cotisation annuelle des membres actifs est fixée à 5 euros (cinq euros). Si ce montant n’est pas modifié, il est reconduit tacitement d’une année sur l’autre. L’adhésion s’achève au 31 août de chaque année.

Article 4 : Réunions de Bureau
Le Président convoque les réunions du Bureau par affichage, courrier postal ou courrier électronique au moins trois jours à l’avance, avec un ordre du jour défini, et ceci au moins une fois par trimestre.

Article 5 : Trésorerie
Seuls le Président et le Trésorier ont le droit de signer des chèques au nom de l’Association. Seul le Trésorier peut signer les chèques d’un montant supérieur à 1000 FF (mille francs français) ou 150 € (cent cinquante euros). Sauf si le Président est investi de ce droit par accord du bureau.

Article 6 : Bénévolat
Les membres de l’Association ou du Bureau ne peuvent recevoir aucune rétribution mais ils peuvent être remboursés des frais qu’ils ont engagés en raison des missions qui leur ont été confiées après accord du Bureau ou du Trésorier et du Président et sur présentation de pièces justificatives exclusivement.

Article 7 : Dégradations
Si un membre de l’Association commet des dégradations de biens appartenant à l’Association ou relevant de son contrôle, il doit assumer le coût de leur remise en état. Dans le cas où il refuserait et où il s’agirait de dégradations effectuées dans les bâtiments universitaires, l’Association peut être amenée à transmettre le dossier aux administrations concernées.

Article 8 : Commissions
Le Bureau (par l’intermédiaire du Secrétaire Général) tient à jour une liste des Commissions existant au sein de l’Association ; chaque Président de Commission a obligation de communiquer au Bureau la liste des membres qui la constitue conformément à l’article 22 des statuts et doit aussi faire connaître tous les changements qui pourrait intervenir dans cette liste de façon à la maintenir à jour.

Les Commissions sont autorisées par le Bureau à faire toutes les dépenses utiles à la mission qui leur est fixée sans accord préalable du Trésorier dans la limite de 1000 FF (mille francs français) ou 150 € (cent cinquante euros) par dépense. Le remboursement par l’Association des sommes engagées se fait sur présentation de pièces justificatives. Pour les dépenses supérieures à 1000 FF ou 150 &euro, l’accord du Trésorier et du Président est obligatoire.

Article 9 : Local – Assurance – Clés
L’Association dispose d’un local, situé au Pôle Européen de Gestion et d’Economie, 61 avenue de la Forêt Noire à Strasbourg. Ce local est gracieusement mis à la disposition de l’Association par l’Université Louis Pasteur.

L’Association se doit de contracter chaque année une assurance “Responsabilité Civile” pour ce local, cette charge incombant au Président de l’Association.

La ou les clés du local sont détenues par le Président et/ou le Vice-président qui en sont responsables (sauf lors des permanences, cf. article 10). Le Président ou le Vice-président peuvent, de façon exceptionnelle, remettre la clé à un membre du Bureau ou des Commissions, dans le cadre d’une action précise. Ils doivent s’assurer de la restitution des clés et pouvoir à tout moment informer le Bureau du ou des détenteurs des clés. Ils tiennent à jour une liste de ces “prêts” de clé afin de faire face à tout problème.

Article 10 : Local – Permanences (horaires modifiés en septembre 2002)
Il est tenu deux permanences au local par semaine : le mardi de 12h30 à 13h30 et le jeudi de 18h30 à 19h30. Une permanence est l’ouverture du local par un membre actif agréé par le Bureau permettant l’accueil des visiteurs et des adhérents. Les personnes chargées des permanences (nommées ici permanents) sont obligatoirement choisies par le Bureau parmi les membres actifs de l’Association. Le Bureau tient à jour la liste des permanents et de leurs dates de permanence.

Le Président et le Vice-président s’engagent, en tant que détenteurs des clés, à tout mettre en oeuvre pour que le permanent ait accès au local pour sa permanence ; le permanent peut avoir la responsabilité de la clé durant sa permanence et il s’engage, le cas échéant, à restituer rapidement la clé au Président ou au Vice-président à l’issue de la permanence. Un permanent veille, lors de sa permanence, à ce qu’aucune dégradation du matériel de l’Association ou du local ne survienne. Il veille aussi à ce qu’aucun matériel ou documentation de l’Association ne disparaisse durant sa permanence.

Le permanent veille aussi à ce que l’utilisation de l’ordinateur par les visiteurs adhérents de l’Association respecte les principes énoncés dans l’article 11.

Le permanent doit éteindre la lumière, et fermer la porte à clé en partant.

En se proposant pour faire une permanence, le permanent s’engage à respecter les temps d’ouverture et de fermeture du local. En cas d’empêchement, il s’engage à prévenir le Président ou le Vice-président (ou tout autre membre de l’Association détenteur d’une clé du local) avant le début de sa permanence. Tout impossibilité de permanence pour une date ou une période donnée devra faire l’objet d’un affichage sur la porte du local.

Article 11 : Ordinateur
L’Association dispose, dans son local, d’un ordinateur. L’usage de cet ordinateur est réservé :

1) à la gestion de l’Association (gestion des adhérents, édition d’étiquettes, impression de documents, etc.), cet usage étant exclusivement réservé aux membres du  Bureau et des Commissions ;

2) à l’hébergement du noeud DocNet (annuaire sur Internet) de l’Addal ;

3) à la consultation de sites internet pour les adhérents de l’Association durant les permanences ; cet accès à Internet doit se faire dans le respect des buts de l’Association comme définis dans la statuts. En particulier, la consultation de sites sur l’emploi ou de sites d’autres associations de doctorants entrent dans cette catégorie.

La(es) personne(s) chargée(s) de la permanence sera(ont) en charge de veiller à ce que ces dispositions soient respectées durant leur permanence (en particulier, pas d’accès aux données nominatives gérées par l’Association pour son fonctionnement, pas d’accès aux données internes).

D’autre part, l’ordinateur, qui héberge le site DocNet doit rester allumé en permanence.

Article 12 : Annuaire
L’Association édite si possible annuellement un annuaire des Doctorants et Docteurs d’Alsace. Chaque adhérent inscrit à l’Association au titre de l’année N-1/N bénéficie gratuitement d’un exemplaire de l’annuaire de l’année N. Les adhérents des années suivantes peuvent bénéficier d’un exemplaire de l’annuaire de l’année N dans la limite des stocks disponibles. L’Association se réserve néanmoins le droit de faire payer l’envoi par courrier postal de cet annuaire, dans la mesure où il est possible d’aller chercher son exemplaire au local durant les permanences.

La gestion informatique de l’annuaire se fait sur l’ordinateur de l’Association et le traitement informatique des données qui en résulte doit faire l’objet d’une déclaration à la CNIL (Commission Nationale Informatique et Liberté).

Article 13 : Indépendance de l’Association – Représentation
Article entré en vigueur le 25/02/2004, voir comptes-rendus du 21/01/2004 et du 25/02/2004.

Les membres du Bureau de l’Association s’engagent à ne pas se porter candidats à des postes de représentation susceptibles de conduire à une incompatibilité quant à leur tâche de représentation de l’Association. Ceci afin de préserver l’indépendance de l’Association mais également de permettre une représentation des doctorants plus diversifiée, plus juste et plus efficace dans ces structures.

Cela signifie concrètement que l’Association veille à ce que ces élections aient lieu dans le cadre prévu par la loi, et à ce que des postes de représentation des doctorants ne restent pas vacants. Cela signifie aussi que si l’Association constate des convergences de vues importantes sur des préoccupations communes, elle pourra soutenir et aider ces représentants dans leurs tâches. Ce soutien a pour contrepartie un contrat moral dans lequel le représentant s’efforce de partager avec l’Addal l’information dont il dispose du fait de son siège et d’inclure autant que possible l’Addal dans les débats auxquels il participe. Toutefois, les représentants élus, membres de l’Association, ne représenteront cette dernière en aucun cas et ne seront représentants qu’à titre personnel.

Lors de l’AG annuelle, tout candidat à un poste du Bureau fait état des responsabilités qu’il a déjà, le non-respect de cette règle pouvant conduire à une annulation de son élection le cas échéant.